We startten met vijf tips om je interne communicatie te verbeteren door het inzetten van online communicatie. Roosmarijn Busch van Orange Otters maakte weer eens duidelijk hoe belangrijk het is om regelmatig na te gaan hoe jouw intranet ook al weer kan bijdragen aan de organisatiedoelstellingen.
Daarna splitsten de deelnemers zich op om een bezoek te brengen aan een van de drie intranetten. Een buitenkansje, want wanneer krijg je nu de mogelijkheid om eens bij een ander intranet achter de schermen te kijken? Dat kon dit keer bij KNHM, Binnenshuis en Lex Intranet (Limes). En dat leverde herkenning, frisse ideeën en handige tips op. Wat te denken van een handleiding voor beheerders: hoe gebruik ik dit intranet het beste? Of het plaatsen van verschillende soorten updates op de homepage? Of de nieuwe FAQ-module om alle coronavragen overzichtelijk te presenteren?
Toen iedereen zijn weg weer had gevonden naar de “main room”, vertelde Guy Stratermans van Digital Optimizers over zijn avonturen in de wereld van customer journeys en user interfaces. Hij gaf tips over het presenteren van content op scanbare wijze en het belang van het verminderen van handelingen op intranet. Heilige huisjes passeerden, veelgemaakte fouten en een aantal open deuren. Want als je elke dag op je eigen intranet vertoeft, dan kun je zelfs blind raken voor voor de hand liggende verbeteringen.
Alle tips op een rij
De 5 tips van Roosmarijn:
- Maak heldere doelen voor online communicatie die aansluiten bij de organisatiedoelen.
- Zorg voor een goede communicatiemix. Verbind online en offline communicatie.
- Communiceer de communicatiemix. Welk middel voor welk doel?
- Maak scherp voor wie en met wie je communiceert.
- Werk samen vanuit IT, HR, communicatie en MT.
Tips vanuit de Safari:
- houd het laagdrempelig, maak het niet te moeilijk
- deel een tip van de dag (en zet het reactieveld open)
- maak een handleiding over hoe het intranet werkt voor de nieuwe medewerkers
- maak onderscheid in de verschillende soorten updates en verzamel dit op de homepagina in een widget
- zorg dat jouw collega's hun expertise aanmaken in het profiel en gebruik het smoelenboek om hierop te filteren
- gebruik de nieuwe FAQ-module voor corona-veelgestelde vragen
- deel jouw werkplek aan jouw collega’s in deze 'corona-tijd' (‘hoe zit jij erbij?’)
- deel vanuit MT/directie blogs met laatste nieuws, anekdotes en inzichten
De tips van Guy:
- let op: statistieken kunnen misleidend zijn
- scrollen en/of lange pagina’s hoeft niet erg te zijn!
- rangschik de informatie op scanbare wijze (denk aan lijstjes op alfabetische volgorde)
- leer van nieuwe medewerkers en/of laat iemand blanco jouw intranet bezoeken en analyseer dit weer
- kijk of de bezoekers op intranet succesvol kunnen vinden wat ze zoeken en bedenk kan dit ook met minder handelingen?