De privacyinstellingen voor het gehele platform kun je veranderen bij Beheer > Website instellingen > Privacy tabblad. Deze instellingen gelden dan voor nieuwe gebruikers die zich aanmelden of worden aangemeld op het platform. Bestaande gebruikers behouden de privacyinstellingen die zij nu al hebben.
Kies jouw situatie en volg de 3 stappen
Als je de privacyinstellingen aanpast moet je op een aantal zaken goed letten in het kader van de AVG. Wij helpen je hier graag verder mee op weg. In de AVG is een belangrijke vuistregel dat je altijd moet nagaan welke gegevens er in ieder geval nodig zijn en dat je niet meer vraagt dan nodig. Ook moet je nagaan waarom deze gegevens nodig zijn en of hier een grondslag voor is. Een grondslag regel je contractueel of door gebruikers akkoord te laten geven. In sommige gevallen heb je een gerechtvaardigd belang. Als hulp hebben wij een aantal situaties uitgewerkt. Zoek jouw situatie en volg de 3 stappen.
Website
Communities
Intranet
Participatie
Stap 1
Wat is het doel dat ik voor ogen heb met mijn platform? Samenwerking tussen collega’s stimuleren, kennisdeling tussen geïnteresseerden faciliteren, of betrokkenen laten reageren en stemmen op plannen?
Bij een website (openbaar platform) is meestal het doel om informatie met externen te delen en is deze informatie openbaar. Iedereen kan bij deze informatie, zodra de URL bekend is.
Stap 2
Welke persoonsgegevens en privacyinstellingen heb ik daarbij nodig? Zijn een telefoonnummer en profielfoto nodig? Moeten mensen gementioned kunnen worden en een nieuwsbrief ontvangen?
Bij een website is er vaak de wens mensen zich te laten aanmelden voor een nieuwsbrief. Dan heb je in ieder geval een e-mailadres, voor- en achternaam nodig. Deze velden zijn verplicht in het registratieformulier dat je zelf aanmaakt in Mett. Pas ook de privacy instellingen van het platform aan op basis van deze stap.
Stap 3
Hoe regel ik de grondslag hiervoor? Heb ik dat al geregeld en hoe? Regel ik dat via een contract, is er een gerechtvaardigd belang of via toestemming?
Als iemand zich wil registreren op jouw website, dan moeten ze al standaard de gebruikersvoorwaarden accepteren. Stel het registratieformulier goed in. Als je bijvoorbeeld nieuwsbrieven wilt versturen, zorg er dan voor dat nieuwe gebruikers in het registratieformulier aangeven dat ze akkoord gaan met het ontvangen van de nieuwsbrief. Neem daarnaast in ieder geval ook in de privacyverklaring op welke gegevens je nodig hebt en voor welke doeleinden je de gegevens gebruikt. Zie als voorbeeld de privacyverklaring van de Mett community.
Stap 1
Wat is het doel dat ik voor ogen heb met mijn platform? Samenwerken tussen collega’s stimuleren, kennisdeling tussen geïnteresseerden faciliteren, of betrokkenen laten reageren en stemmen op plannen?
Dit kunnen meerdere doelen zijn voor een community. Kennisdeling, samenwerken met collega’s, mensen laten reageren op bepaalde items. Vul deze doelen zelf in.
Stap 2
Welke persoonsgegevens en privacyinstellingen heb ik daarbij nodig? Zijn een telefoonnummer en profielfoto nodig? Moeten mensen gementioned kunnen worden en een nieuwsbrief ontvangen?
Bij een community kan het van belang zijn om te zien wie je mede community-leden zijn, je werkt tenslotte met elkaar samen en je wil elkaar vinden. In een community kan het ook van belang zijn dat je andere mensen kunt mentionen zodat zij ook op de hoogte zijn. Belangrijk is wel om te bedenken welke persoonsgegevens je precies nodig hebt voor wat. Voor-, achternaam & e-mailadres zijn altijd noodzakelijk bij een inlog. Heb je meer gegevens nodig? Een profielfoto, expertise? Zorg dan wel dat je in je privacyverklaring uitlegt waarom je deze gegevens nodig hebt. Pas ook de privacy instellingen van het platform aan op basis van deze stap.
Stap 3
Hoe regel ik de grondslag hiervoor? Heb ik dat al geregeld en hoe? Regel ik dat via een contract, is er een gerechtvaardigd belang of via toestemming?
Neem in ieder geval in de privacyverklaring op welke gegevens je nodig hebt en voor welke doeleinden je de gegevens gebruikt. Zie als voorbeeld de privacyverklaring van de Mett community. Zorg er daarnaast voor dat je de grondslag hebt geregeld. Bij communities zijn de gebruikers soms lid geworden omdat ze een arbeids-, inhuur- of samenwerkingscontract hebben met de organisatie. Het is verstandig om daar in te regelen welke persoonsgegevens verwerkt worden. Daarnaast is het ook mogelijk dat gebruikers extern zijn en/of lid zijn geworden via een registratieformulier. Daarin gaan ze akkoord met de gebruikersvoorwaarden en kun je ze vragen om toestemming te geven voor het ontvangen van nieuwsbrieven.
Stap 1
Wat is het doel dat ik voor ogen heb met mijn platform? Samenwerken tussen collega’s stimuleren, kennisdeling tussen geïnteresseerden faciliteren, of betrokkenen laten reageren en stemmen op plannen?
Het doel van een intranet is het delen van allerlei informatie wat van belang is voor verschillende afdelingen/medewerkers van jouw organisatie.
Stap 2
Welke persoonsgegevens en privacyinstellingen heb ik daarbij nodig? Zijn een telefoonnummer en profielfoto nodig? Moeten mensen gementioned kunnen worden en een nieuwsbrief ontvangen?
Voor een intranet heb je meerdere persoonsgegevens nodig. Denk aan het kunnen vinden van collega’s, bij welke afdeling werkt hij of zij? Hoe kan ik die collega bereiken? Wanneer is die collega jarig? Pas ook de privacy instellingen van het platform aan op basis van deze stap.
Stap 3
Hoe regel ik de grondslag hiervoor? Heb ik dat al geregeld en hoe? Regel ik dat via een contract, is er een gerechtvaardigd belang of via toestemming?
Neem in ieder geval in de privacyverklaring op welke gegevens je nodig hebt en voor welke doeleinden je de gegevens gebruikt. Zie als voorbeeld de privacyverklaring van de Mett community. Zorg er daarnaast voor dat je de grondslag hebt geregeld. Bij intranetten zijn de gebruikers lid geworden omdat ze een arbeids-, inhuur- of samenwerkingscontract hebben met de organisatie. Het is verstandig om daarin te regelen welke persoonsgegevens verwerkt worden. Als je externen toelaat op je intranet dan zullen zij via het registratieformulier akkoord geven op de gebruikersovereenkomst. Mocht je deze overeenkomst willen aanvullen of wijzigen, dan kan dat. Neem dan contact op met de Mett helpdesk.
Stap 1
Wat is het doel dat ik voor ogen heb met mijn platform? Samenwerken tussen collega’s stimuleren, kennisdeling tussen geïnteresseerden faciliteren, of betrokkenen laten reageren en stemmen op plannen?
Bij participatie platform zie je vaak dat het een combinatie is van een openbaar gedeelte en een besloten gedeelte. Of juist een gedeelte wat wel voor iedereen te zien is maar zodra mensen mogen reageren, moeten zij een account aanmaken en inloggen. Het doel is om informatie op te halen van anderen/ meningen te peilen.
Stap 2
Welke persoonsgegevens en privacyinstellingen heb ik daarbij nodig? Zijn een telefoonnummer en profielfoto nodig? Moeten mensen gementioned kunnen worden en een nieuwsbrief ontvangen?
Hier is het belangrijk dat je goed nadenkt over het gedeelte waar daadwerkelijk wordt geparticipeerd. Staat dit openbaar? En is het van belang dat de ‘buitenwereld’ kan zien wie er gereageerd heeft? Als de gebruikers met elkaar in discussie/gesprek moeten gaan kan het wel van belang zijn dat de ingelogde gebruiker dit ziet en dat er gementioned kan worden bijvoorbeeld. Pas ook de privacy instellingen van het platform aan op basis van deze stap.
Stap 3
Hoe regel ik de grondslag hiervoor? Heb ik dat al geregeld en hoe? Regel ik dat via een contract, is er een gerechtvaardigd belang of via toestemming?
Neem in ieder geval in de privacyverklaring op welke gegevens je nodig hebt en voor welke doeleinden je de gegevens gebruikt. Zie als voorbeeld de privacyverklaring van de Mett community. Zorg er daarnaast voor dat je de grondslag hebt geregeld. Bij participatietrajecten melden geïnteresseerden zich aan en vraag je toestemming om persoonsgegevens te verwerken via het registratieformulier.